2011-02-28

Źródło: Fundusze StrukturalneData publikacji: 21.02.2011
Nr.: 2 (48)
Autor: Julia Pałka

Jedną z metod, która ma wpłynąć na poprawę efektywności systemu udzielania zamówień publicznych, są przetargi przy użyciu narzędzi elektronicznych. Urząd Zamówień Publicznych przekonuje o korzyściach płynących z rozwiązań elektronicznych, a więc warto przybliżyć tę tematykę.

Szczegółowa definicja elektronicznego zamówienia publicznego znajduje się w dyrektywach 2004/17/WE oraz 2004/18/WE a także dokumencie roboczym KE SEC 2005(959) – “Requirements for conducting public procurement using electronic means under the new public procurement directives...”. Dyrektywy wskazują, iż "”Środki elektroniczne" oznaczają środki wykorzystujące sprzęt elektroniczny w celu przetwarzania (w tym także kompresji cyfrowej) i przechowywania danych, które są przesyłane, przenoszone i odbierane za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych”.

Ponadto w polskim ustawodawstwie elektroniczne zamówienia publiczne to te, które są udzielane w trybach: aukcji elektronicznej, licytacji elektronicznej i dynamicznego systemu zakupów. Polska ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje następujące sposoby wykorzystania narzędzi elektronicznych: samodzielne zamieszczanie przez zamawiających ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, umieszczanie profilu nabywcy na stronie internetowej zamawiającego, przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną, składanie ofert w postaci elektronicznej oraz udostępnianie SIWZ na stronie internetowej.

Jednak zamówienia elektroniczne, zwane też e-zamówieniami, nadal są niechętnie wykorzystywane zarówno przez wykonawców, jak i zamawiających. Przyczyną wciąż niskiego zainteresowania tą formą zamówień publicznych jest szereg barier , które napotykają uczestnicy rynku zamówień publicznych. Jedną z nich jest nieposiadanie przez wykonawców elektronicznego podpisu.

Ustawa Prawo zamówień publicznych (art. 82 ust. 2) stanowi, że ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Jest to zgodne z preambułą obu dyrektyw Unii Europejskiej, która wskazuje, że elektroniczne środki komunikacji powinny być traktowane na równi z formą pisemną. Niektóre procedury związane z udzielaniem zamówień publicznych mogą być prowadzone jedynie w formie elektronicznej. Dotyczy to dynamicznego systemu zakupów oraz aukcji elektronicznej.

Jak wskazano w Nowym Podejściu do Zamówień Publicznych, opublikowanym w 2008 r. przez Ministerstwo Gospodarki:
Nowe dyrektywy nie definiują, jaki rodzaj podpisu elektronicznego powinien być wykorzystywany do elektronicznego składania ofert. Praktyka wskazuje, że mogą to być podpisy na różnym poziomie bezpieczeństwa. Ponadto w przypadku konsorcjów występuje często potrzeba weryfikacji wielu podpisów jego członków. Komisja proponuje zatem przyjęcie rozwiązań umożliwiających wzajemne uznawanie certyfikatów podpisu elektronicznego wystawianych przez urzędy certyfikacyjne w poszczególnych państwach członkowskich. Brak powszechnych i interoperacyjnych narzędzi odnosi się również do e-zleceń i e-fakturowania. Rządy muszą zatem pracować nad standaryzacją poprzez dialog z różnymi zainteresowanymi stronami na krajowym lub europejskim poziomie i śledzić rozwój usług elektronicznych świadczonych między podmiotami gospodarczymi, aby tworzyć spójne rozwiązania dla e-administracji i e-biznesu. W tym celu Komisja Europejska i państwa członkowskie mają promować działania normalizacyjne na poziomie europejskim i utrzymywać łączność z międzynarodowymi organami normalizacyjnymi”.

 W 2008 r. Komisja Europejska przyjęła plan, którego celem jest unifikacja standardów w zakresie podpisu elektronicznego. Pojawiają się liczne głosy, że wymaganie podpisu elektronicznego kwalifikowalnego za pomocą ważnego certyfikatu to nadmierny formalizm w przypadku procedur przetargowych.

Bariery, które mogą napotkać podmioty gospodarcze przy transgranicznym składaniu ofert, to niewłaściwie zaprojektowane systemy składania ofert i niekompatybilne standardy technologii informatycznych. Zaleceniem Komisji jest więc wprowadzenie lub utrzymanie przez państwa członkowskie systemów dobrowolnej akredytacji, w celu zapewnienia spełniania przez systemy e-zamówień wymogów zawartych w dyrektywach.

Narzędzia informatyczne w e-zamówieniach powinny być niedyskryminujace, powszechnie dostępne i interoperacyjne.

Instytucją która pomaga diagnozować i rozwiązywać problemy niekompatybilności rozwiązań informatycznych jest Europejski Komitet Standaryzacyjny (European Comitee for Standarisation .). Tworzy on standardy europejskie i specyfikacje techniczne, wspierając tym samym przedsiębiorców i podmioty publiczne. Natomiast IDABAC  jest instytucją unijną, która korzystając z możliwości oferowanych przez technologie informacyjne zachęca do realizacji transgranicznych usług publicznych dla obywateli i przedsiębiorstw oraz dla poprawy współpracy pomiędzy europejskimi administracjami publicznymi. IDABAC prezentuje raporty dotyczące standardów e-zamówień i unifikacji wymagań technicznych, a ponadto -  w celu wsparcia interoperacyjności w elektronicznych zamówieniach publicznych - modele narzędzi elektronicznych.

Jak wskazują badania m.in. Urzędu Zamówień Publicznych i Uniwersytetu Łódzkiego, jednymi z głównych barier w upowszechnieniu e-zamówień są brak wiedzy oraz negatywne nastawienie pracowników instytucji zamawiających, zarówno na szczeblu wykonawczym, jak i kierowniczym, do ogólnej koncepcji elektronizacji zamówień publicznych. Bariery te wynikają z nieznajomości przepisów prawa krajowego (Pzp) dotyczących procedur elektronicznych, ale także z nieopanowania umiejętności korzystania z narzędzi elektronicznych (np. platform na stronach www). Nieznajomość rozwiązań elektronicznych oraz obawy przed ich stosowaniem są wzajemnie powiązane. Jeden problem pociąga za sobą drugi. Ignorancja dotycząca funkcjonowania narzędzi elektronicznych rodzi sytuację, w której pracownicy instytucji zamawiających pozostają w błędnym przeświadczeniu, że brak podpisu elektronicznego uniemożliwia stosowanie procedur elektronicznych, e-zamówienia pociągają za sobą znaczne koszty, procedury elektroniczne nie są pewne i bezpieczne oraz mogą prowadzić do naruszenia tajemnic przedsiębiorstwa, wycieku danych osobowych itd.

Jednymi z ważniejszych stymulatorów rozwoju kraju są informatyzacja i rozwój społeczeństwa informatycznego. Dla systemu zamówień publicznych szczególne znaczenie ma wdrażanie idei e-państwa, czyli informatyzacja urzędów i instytucji publicznych. Należy zwrócić uwagę, że szersze wykorzystanie technologii informatycznych przez instytucje zamawiające jest bezpośrednio skorelowane z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych w zamówieniach publicznych. Większe trudności w informatyzacji napotykają małe jednostki tj. samorządy terytorialne, niewielkie lokalne urzędy itd.

Zamawiający powinni zwrócić uwagę na korzyści płynące ze stosowania elektronicznych zamówień publicznych.

Elektroniczne zamówienia publiczne pozwalają na poprawę efektywności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co jest związane z obniżeniem cen nabywanych towarów. Szybkość procedury powoduje przyspieszenie realizacji inwestycji oraz większą aktywność oferentów. Możliwe jest też obniżenie kosztów procedury. Oszczędności, które mogą osiągnąć zamawiający, według różnych szacunków, sięgają od 20 do 30% wartości zamówienia.

Nie bez znaczenia pozostaje również kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji zamawiającej jako nowoczesnej i innowacyjnej. Dla zamawiających, jak i wykonawcy, którzy korzystają z elektronicznych zamówień publicznych ważna jest także skuteczna likwidacja barier geograficznych (fizycznej odległości pomiędzy oferentem i zamawiającym). Wykonawcy zyskują na przejrzystości procedury, bowiem zminimalizowana jest szansa występowania zjawisk korupcyjnych, a co za tym idzie zapewniona jest konkurencyjność postępowania. Przy zastosowaniu środków elektronicznych łatwiejszy jest dostęp do udziału w postępowaniu, niższe są koszty tego udziału, a także – co zawsze jest korzystne dla wykonawców - szybciej następuje rozstrzygnięcie przetargu.

Do wzrostu zainteresowania aukcjami i licytacjami przyczyniły się działania Urzędu Zamówień Publicznych, który niedawno uruchomił swoją platformę do prowadzenia aukcji oraz licytacji elektronicznych i udostępnił ją bezpłatnie wszystkim zamawiającym i wykonawcom.

 Wzrost zainteresowania instrumentami elektronicznymi przekłada się na coraz większą liczbę postępowań prowadzonych w trybie licytacji elektronicznej i postępowań, w których wybór oferty najkorzystniejszej jest dokonywany z zastosowaniem aukcji elektronicznej. Należy wskazać, iż w roku 2008 w skali kraju zostało przeprowadzonych jedynie 77 licytacji, natomiast w roku 2009 było ich już 302. W tym samym czasie liczba aukcji elektronicznych w postępowaniach ogłoszonych w Biuletynie Zamówień Publicznych wzrosła ze 194 do 3111.

Obecnie Urząd Zamówień Publicznych wskazuje na swojej stronie internetowej, że od 06.01.2010 r. do 31.12.2010 r. przeprowadzono 247 aukcji, które pozwoliły uzyskać oszczędności  w wysokości 89 336 546,90 zł. w stosunku do pierwotnie złożonych przez wykonawców ofert najkorzystniejszych w formie pisemnej.

Wszystkie wskazane powyżej zalety prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne za pomocą narzędzi elektronicznych w pełni przemawiają za zastosowaniem ich do przetargów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej. Warto zwrócić szczególną uwagę na przejrzystość i szybkość takich procedur. Są to niewątpliwe cechy wyjątkowo pożądane przez zamawiających korzystających z dofinansowań, zmniejszają bowiem ryzyko wykrycia nieprawidłowości przez kontrole dotyczące prawidłowej realizacji projektu. Ponadto wskazane wyżej oszczędności, które można uzyskać dzięki stosowaniu procedur elektronicznych, niwelują ryzyko składania ofert powyżej planowanego budżetu przewidzianego na realizację zadania. Stosowanie trybów elektronicznych, przy postępującej informatyzacji kraju jest nieuniknione. Do coraz powszechniejszego wykorzystywania tej formy zamówień skłaniają także liczne korzyści.. Zamawiającym pozostaje zmierzyć się z pytaniem, czy zacząć stosować e-zamówienia już teraz, kształtując wizerunek nowoczesnego i przyjaznego wykonawcom partnera, czy też czekać, aż rozwiązana legislacyjne czy techniczne nałożą na nich taki obowiązek.